Técnicas de arquivamento

Administração e Gestão

25/02/2014

Você deve concordar que a informação é um instrumento muito importante para toda a nossa civilização, correto?


Elas são fatores determinantes nos processo de decisão, na organização, funcionamento e aperfeiçoamento de todas as instituições de uma sociedade, desde as mais simples como, por exemplo, a família, passando pela escola, o Estado, dentre outras.


E como não poderia ser diferente dentro do universo das organizações é impossível pensar em numa atuação que não necessite de informações, dados, documentos, etc.


Diante da briga frenética entre as empresas para se manterem líderes de mercado ou simplesmente para se manterem vivas ter o domínio da informação é uma questão primordial, assim não existe nenhuma organização que não possua ao menos um arquivo e por isto torna-se importante conhecer as duas técnicas de criação e manutenção.


O bom funcionamento de uma empresa certamente passa pelo uso correto do arquivo, pois mantê-lo organizado significa que quando for necessário a consulta de uma informação contida em um documento ela estará disposição. É importante destacar que os documentos fazem parte do patrimônio da organização e como tal merecem o devido cuidado.


Ao se arquivar os documentos é preciso levar em consideração as necessidades da empresa, por exemplo, pode-se avaliar a frequência de uso daqueles documentos, o seu grau importância, para qual setor eles serão úteis e assim por diant. Não há uma única técnica de arquivamento, havendo inclusive a possibilidade de se fazer combinações encontrando assim a que melhor se adéque a cada organização.


Dentre os métodos mais utilizados encontramos aqueles que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificação secundária baseada na ordem alfabética, cronológica ou geográfica.


Um arquivo bem organizado deve apresentar as seguintes características:
• Simplicidade: sendo possível que os colaboradores possam consultá-lo sem dificuldades;
• Flexibilidade: que possibilite que novas informações sejam acrescentadas;
• Acessibilidade: esta tona possível que as informações sejam consultadas de maneira perfeita e exata;
• Uniformidade e disciplina: assim é possível manter a ordem e facilitar a consulta.


Alguns pontos importantes também devem ser observados. Por exemplo, ao arquivar um documento o primeiro passo é verificar qual é a sua natureza e finalidade e depois escolher a forma de arquivamento de acordo com a frequência do uso daquele documento e o volume.


O arquivo deve ser organizado diariamente e de tempos em tempos é bom que se faça uma análise verificando-se o que pode ser descartado. A classificação de um arquivo pode ser feita por nomes, assuntos, ordem cronológica ou até mesmo por meio de uma combinação de fatores.