As Correspondências no Âmbito da Redação Oficial

Administração e Gestão

25/06/2014

A Redação Oficial é utilizada pela Administração Pública direta e indireta e trata da maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações oficiais. Muito utilizada pelos órgãos públicos, a Redação Oficial vem se regulamentando ao longo do tempo, porém apenas recentemente ganhou uniformidade e padronização, através da publicação da Instrução Normativa nº 04 de 06/03/92 da Secretaria de Administração Federal. Os textos produzidos no âmbito da Redação Oficial são divididos em duas categorias: CORRESPONDÊNCIAS: ofício, memorando, requerimento, carta, fax, mensagem eletrônica, telegrama, etc e os DOCUMENTOS: ata, certidão, portaria, relatório, instrução normativa, decreto e outros.

A Correspondência Oficial é a comunicação que se vincula oficialmente entre expedidor e receptor sendo um deles na esfera de algum órgão da Administração Pública. Todas as comunicações devem obedecer às normas das comunicações escritas, tanto internas quanto externas das repartições públicas, sendo, portanto padronizada alterando-se apenas, o conteúdo específico de cada comunicação.

Na Correspondência Oficial não se deve levar em consideração o estilo pessoal do redator, isto é, a maneira própria, individual de expressar e pensar de quem escreve, mas devem-se obedecer às regras que norteiam a comunicação oficial como: o uso da linguagem formal, ou seja, a norma padrão do português brasileiro, o uso adequado dos pronomes de tratamento, a impessoalidade, a uniformidade, além da clareza, concisão e objetividade, elementos indispensáveis na construção de textos coerentes.

Citaremos aqui alguns exemplos mais característicos das correspondências oficiais:

A CARTA é um tipo de correspondência comumente usada por pessoas físicas para se comunicarem com autoridades públicas, haja vista que as mesmas não podem expedir ofícios. A carta também é um tipo de correspondência utilizada por alguns órgãos públicos para fazer pedidos e convites, manifestar agradecimentos, dentre outros. Mas, esse modelo de correspondência oficial é vista por algumas instituições como um modelo em desuso e as mesmas vêm sendo absorvidas pelos ofícios.

O OFÍCIO é a correspondência oficial usada pelas autoridades públicas para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da administração. O ofício deve ser utilizado somente por órgãos públicos. Tem formato uniforme e sua estrutura deve conter: referência – ofício em maiúsculo, seguido do número sequencial e sigla do órgão expedidor, local e data, vocativo – cargo da autoridade a quem se dirige o ofício; texto – exposição do assunto, sendo que à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados, Fecho, assinatura – nome e cargo do emitente.

O MEMORANDO é a correspondência interna utilizada entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente, na qual se expõe qualquer assunto referente à atividade administrativa. Sua estrutura contém: título - memorando em maiúsculas, seguido do número de ordem e sigla de identificação de sua origem, data – por extenso, destinatário – seguido do nome do cargo que ocupa; assunto – exposição do assunto de maneira clara e concisa, logo abaixo do nome do destinatário; texto – exposição da matéria de forma clara e concisa.

Todos os parágrafos devem ser numerados, menos o primeiro e o fecho e Assinatura – nome do emitente, em maiúsculas e cargo que ocupa.
Além das correspondências oficiais elencadas existem vários outros tipos, entretanto, vem se destacando a MENSAGEM ELETRÔNICA por conta da sua flexibilidade e rapidez. O e-mail foi instituído como texto oficial por meio da Portaria nº 91 de 04/12/2002 e tem sido usado habitualmente para a transmissão de informações no serviço público interno ou externo, bem como para com seus fornecedores, parceiros, prestadores de serviços e outros.

Se compreendermos a funcionalidade dos documentos e das correspondências oficiais, seu espaço de circulação, seus objetivos, bem como as particularidades de cada tipo, o uso adequado das formas de tratamento e a formatação dos documentos oficiais conseguiremos adquirir na prática competência e habilidade para elaboração de textos adequados, coerentes e eficientes dentre as diversas tipologias que permeiam a redação oficial.

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

FERREIRA, Eric Duarte/ Morgana Fabiola Cambrussi. 2. Ed. Reimp. Florianólopolis: Departamento de Ciências da Adminsitração/UFSC,2002.