Finalização do processo de compras

Administração e Gestão

21/07/2015

Recepção e aceitação das mercadorias – Quando as mercadorias/produtos são recebidas, o departamento de recepção/estoque/almoxarifado as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Usando a sua cópia do pedido de compra (enviado pelo setor de compras) e o conhecimento de transporte fornecido pelo transportador.

Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, a pessoa responsável pelo recebimento deverá preencher um impresso, anotando qualquer variação. Deverá também comunicar com o departamento de compras e reter as mercadorias/produtos para tomada de decisão quanto à devolução ou não da mercadoria.

Se for necessária outra inspeção, por exemplo, do controle de qualidade, as mercadorias deverão ser enviadas ao departamento correspondente ou retidas para inspeção. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeções, elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque.

Se o pedido é considerado completo, o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento de compras. Se não estiver completo, o pedido de compra é mantido aberto, esperando para ser completado. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade, os responsáveis por esse setor avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não das mercadorias.

A última etapa do processo de compra é a aprovação da fatura do fornecedor para pagamento – Quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. E todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar.