Follow Up - Diligenciamento de Compras

Administração e Gestão

21/07/2015

Para manter um fluxo contínuo de mercadorias/produtos em nossa empresa, a moderna administração de materiais, criou relatórios gerenciais para avaliar, controlar e planejar os produtos necessários à comercialização ou fabricação.
Um desses documentos é o relatório de acompanhamento de ordens de compras, que se divide em:

Administrativo – sem interferência na entrega e que avalia o desempenho do fornecedor registrando número de ordens de compras colocadas por fornecedor e controlando sua carteira de pedidos.

Físico – Interfere diretamente na entrega das mercadorias uma vez que é feito antes da entrega e visa prevenir atrasos nas entregas de materiais/produtos.

A atividade de diligenciamento compreende todas as ações necessárias para permitir que o produto a ser fornecido, montado ou colocado em funcionamento, seja entregue no prazo, de acordo com as especificações técnicas aplicáveis e dentro dos padrões de qualidade esperados pelo Cliente.

O diligenciamento é uma importante ferramenta de gerenciar empreendimentos, que permite ao Cliente acompanhar o processo em detalhes e tomar decisões técnicas e estratégicas em tempo, para evitar eventuais atrasos de fabricação ou colocação em funcionamento.

O diligenciamento pode ser feito da seguinte maneira:

São realizadas visitas periódicas, para verificar detalhadamente a situação da fabricação ou montagem, com base nos documentos contratuais, cronogramas, eventos, pagamentos e outros documentos julgados necessários. Na visita inicial é avaliada a infraestrutura do fabricante ou montador para executar as operações contratadas, os ensaios e outras ações de controle de qualidade especificada no contrato.

Durante as visitas ao fabricante ou à obra, são auditadas no mínimo as seguintes áreas com relação ao contrato diligenciado:

• Projeto

• Planejamento e controle da produção ou montagem

• Compras

• Recebimento e armazenagem

• Produção ou montagem

• Controle da qualidade

• Expedição ou colocação em funcionamento

Por telefone: para antecipar a entrega de determinado material. Neste caso, recomendamos contatos com várias pessoas dentro da empresa fornecedora;

Por correspondência (carta, fax, e-mail, etc.) quando já foram utilizadas as formas de obtenção de informações acima, ou seja, pessoal e/ou telefone.

Normalmente as formas de realização do Follow Up dependerão da estrutura da empresa, pois existem empresas em que o próprio comprador executa o diligenciamento e em outras o auxiliar de compras o faz. O importante é que na estrutura da empresa, haja alguém providenciando o Follow Up.

O grau de força do acompanhamento pode ser estabelecido em função dos seguintes fatores:

- Possibilidade de falta no estoque do material/produto em aquisição;

- Natureza da compra: normal, urgente ou emergência;

- Curva de consumo;

- Necessidades do usuário.

Modalidades de Diligenciamento

Atuação preventiva – o objetivo é evitar que ocorram atrasos na entrega de materiais/produtos/serviços encomendados.

Atuação curativa – o objetivo da atuação curativa é evitar que quando ocorrerem atrasos que não sejam longos, de tal forma que atraso médio das encomendas vencidas seja curto, para não ocorrer à ruptura do estoque.

Procedimentos especiais – o objetivo não poderá ser outro senão o atendimento pleno. As encomendas poderão ser acompanhadas e ativadas individualmente.

Acompanhamento e entrega

O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve ter garantias que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Se houver dúvida quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a rapidez do transporte, fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção.

O Setor ou o Departamento de Compras também é responsável por trabalhar com o fornecedor quando houver quaisquer mudanças nas exigências de entrega. A demanda de itens muda com o tempo, e pode ser necessário antecipar alguns itens ou atrasar a entrega de alguns pedidos. O comprador deve manter o fornecedor informado sobre as verdadeiras exigências, de modo que o mesmo seja capaz de prover o que é necessário no tempo certo.
Esta etapa é fundamental, mas muitas empresas através do setor de compras ignoram esta fase.

Dessa forma, perceba como o pessoal de compras faz diferença, quando são proativos e realmente acompanham todo o processo.