Fontes de Fornecimento/Fornecedores

Administração e Gestão

21/07/2015

O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade, quantidade, prazo de entrega e preço. Uma vez tomada à decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida, tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros, e ainda assim, vender um produto a preços competitivos.

Antes de avançarmos com relação à seleção, qualificação, fatores que influenciam na escolha do fornecedor, etc. é necessário fazer algumas considerações sobre as fontes de fornecimento.

Perceba que dependendo do tipo de fonte de fornecimento, você poderá ter condutas diferentes. Por exemplo: Fonte única de fornecimento. Você deverá levar em consideração a dificuldade de se conseguir novo fornecedor. Portanto, sua negociação com ele se torna mais difícil.

Fontes de fornecimento e suprimentos: Há quatros tipos de fontes: única, múltipla, simples e especiais.

a) Fonte única - Monopolista: Implica que apenas um fornecedor está disponível devido a patentes, especificações técnicas, matéria-prima, localização, e assim por diante. Nesta situação o fornecedor é consciente do seu monopólio e o comprador é que mantém interesse em aquisição. Estes tipos de fornecedores são mais difíceis de negociar e requer muita habilidade no processo de compras em função de imposições feitas pelos fornecedores.

b) Fonte múltipla: É a utilização de mais de um fornecedor para um item. As vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade no fornecimento. Na prática, existe uma tendência de relação competitiva entre fornecedor e cliente.

c) Fonte simples: É uma decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um fornecedor para um item, quando existem várias fontes disponíveis. A intenção é criar uma parceria de longo prazo.

d) Fontes especiais: São os que ocasionalmente poderão prestar serviços, mão-de-obra ou fabricação de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos específicos, não encontrados nos fornecedores habituais.

Importante: Com exceção de fornecedores do tipo monopolista, o setor de compras deve sempre manter em seu cadastro no mínimo três fornecedores habituais e especiais habilitados.
Não é recomendável uma empresa depender do fornecimento de apenas uma fonte, sem qualquer alternativa.

As inúmeras vantagens que esse critério pode acarretar para a Área de Compras seriam:

Existem algumas situações em que não há vantagens em trabalhar com mais de um fornecedor, são os casos dos Fornecedores Monopolistas, das situações de produtos patenteados ou de processo de fabricação exclusivo. Uma das alternativas mais utilizadas são as alternâncias de fornecedores, reciclando-os a cada determinado período.

Veja a seguir fatores que irão auxiliar você na análise de fornecedores, para efetuar a melhor escolha da fonte de fornecimento para seus produtos ou serviços. Fatores estes que deverão ser julgados pelo grau de importância e definidos por cada empresa.

Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores

a) Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes, pois, muitas vezes, o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos comprados. Algumas vezes, o fornecedor pode sugerir mudanças na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo.

b) Capacidade de produção: A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente, ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos. Isso significa que as dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a qualidade e a quantidade exigidas. O fornecedor deve ter um bom programa de controle da qualidade, pessoal de produção competente e capaz, e bons sistemas de planejamento e controle de produção, para garantir uma entrega pontual. Esses elementos são importantes porque garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade desejadas.

c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor, é desejável que se escolha um fornecedor confiável, reputado e financeiramente sólido. Se a relação deve continuar, deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio.

d) Serviço pós-venda: Se o produto tem natureza técnica, provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico, o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento pós-venda. Isso deve incluir um atendimento bem-organizado e um estoque adequado de peças sobressalentes.

e) Localização do fornecedor: Algumas vezes, é desejável que o fornecedor esteja próximo do comprador, ou pelo menos que mantenha um estoque local. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente.

f) Preços: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. Isso não significa necessariamente o menor preço. Esse aspecto considera a capacidade do fornecedor, para fornecer as mercadorias necessárias na quantidade e na qualidade exigida, no tempo desejado, e também quaisquer outros serviços necessários.

A seguir confira alguns atributos que são importantes na escolha de fornecedores. Reflita sobre eles e estabeleça um posicionamento em relação aos critérios de seleção. Após estas informações sobre fornecedores, conheça o cadastro que é um dos documentos primordiais do departamento de compras, nele são especificados os materiais (produtos) que fabricam ou que representam.

Estamos falando de fornecedores, mas onde buscá-los?
Inicialmente para efetuar a seleção de seus fornecedores, o departamento de compras deve identificar através de catálogos, revistas especializadas, internet, feiras e eventos, lista telefônica especializada, ou até mesmo de informação obtida junto ao pessoal de vendas, quais fornecedores se enquadram no perfil do produto a ser produzido.

Uma vez identificados e localizados estes fornecedores, se faz necessário cadastrá-los.

Cadastro de Fornecedores:

Um dos processos primordiais do Setor ou Departamento de Compras é o Cadastro de Fornecedores, quando então existem condições de escolher o fornecedor ou prováveis fornecedores de determinado produto. Através desse Cadastro é que se realizará a seleção dos fornecedores que atendam às condições básicas de uma boa aquisição: preço, prazo para entrega, prazo de execução, qualidade e condições de pagamento.

O Departamento ou Setor de Compras deve possuir 02 (dois) tipos de cadastro, um por fornecedor e outro por tipo de material (matéria-prima, produtos, suprimentos, serviços e mão-de-obra). O Cadastro de fornecedor reúne fichas de diversos fornecedores, contendo seus dados cadastrais e especificando os materiais que fabricam ou que representam. O Cadastro de Material e produto são fichas manuais ou são feitos através de sistemas.
A necessidade desses dois cadastros é devida a situações em que o comprador desconhece o fornecedor de determinado produto; nesse caso ele deve consultar o cadastro de material e produto.

O Cadastro de Fornecedores tem por objetivo fornecer informações sobre as empresas instaladas no Brasil e no exterior, qualificadas para o fornecimento de bens, materiais, produtos e serviços para a sua empresa.

Um cadastro de fornecedor deverá ser mantido sempre atualizado de forma que permita a sua empresa obter informações a tempo e a hora. Deverá conter todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa.

Critérios de cadastramento de fornecedores: Você poderá definir critérios para buscar novos fornecedores e principalmente cadastrá-los. Confira a seguir alguns deles, para que você avaliá-los e tomar decisões.

Processo de cadastramento, análise e seleção de fornecedores

Solicitação pela empresa: A empresa que atende aos requisitos do cadastro de bens, produtos e serviços da empresa pode solicitar o cadastramento, preenchendo o formulário de cadastro de fornecedores. Em seguida a empresa encaminha ao setor de compras os documentos comprobatórios, juntamente com uma solicitação de cadastramento.

Pode acontecer da solicitação não partir de nenhum fornecedor e sim da própria empresa baseado nos critérios mostrados acima. Nesta situação, deverá ser encaminhado para o futuro parceiro o formulário para cadastramento, devendo ser preenchido e devolvido juntamente com a documentação.

Avaliação técnica: A avaliação técnica deverá ser realizada após o preenchimento da ficha cadastral, tendo a finalidade de verificar o conteúdo das informações fornecidas pela empresa. Neste momento a pessoa responsável pela análise da ficha, deverá buscar o maior número de informações sobre o futuro fornecedor. Estas informações podem ser referente à situação financeira, pontualidade nas entregas, qualidade dos produtos ou serviços, prestação de serviços, comunicação, etc. Devem ser definidos alguns critérios para servir de parâmetro de avaliação.

Na avaliação de potenciais fornecedores, a Empresa poderá adotar alguns fatores qualitativos cuja determinação exige alguma ponderação, e são estabelecidos de forma descritiva, das quais podemos exemplificar: competência técnica e capacidade de instalação para atender a produção desejada, qualificação econômico-financeira, regularidade fiscal, dentre outros que combinados acabam por construir um Método de Classificação que geralmente leva a seleção das melhores empresas.

Seleção dos fornecedores: É a fase de análise das fontes de fornecimento identificadas (cadastro inicial), passando de fontes possíveis para fontes habilitadas ou qualificadas.

O objetivo principal dessa seleção é identificar e buscar fornecedores que possuam condições e garantia de fornecer os produtos/materiais/serviços necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade, no tempo determinado, com menores preços competitivos e nas melhores condições de pagamento. E que os fornecedores selecionados sejam confiáveis como uma fonte de abastecimento contínua e ininterrupta.

Aprovação: O laudo da Avaliação Técnica é a última fase deste processo. É o momento onde será decidida a aprovação (total ou parcial) ou reprovação do fornecedor.

Disponibilização da informação: A empresa aprovada passa a compor o cadastro de fornecedores. A empresa não aprovada é comunicada da decisão e, se for o caso é informada dos itens a serem atendidos para que possa pleitear novamente o cadastramento. Uma vez que a empresa determinou através de critérios os fornecedores para compor seu banco de dados está concluída esta etapa.

Após este processo inicia-se a fase de utilização destes fornecedores nos processos de cotação e compras de produtos, materiais e serviços.

Sugerimos que se faça periodicamente uma avaliação dos fornecedores quanto ao seu desempenho. Só deverão permanecer no cadastro da empresa aqueles fornecedores que tiverem um índice de aprovação.

A seguir conheça alguns itens que você poderá utilizar em sua avaliação de desempenho dos fornecedores.

As empresas deverão ser avaliadas nos seguintes momentos:

1. No processo de cadastramento;

2. Na entrada da mercadoria;

3. Na entrada do serviço;

4. No processo de inspeção;

5. No gerenciamento do contrato.


Relacionamento com o Fornecedor: No ambiente de negócios moderno, o tipo de relação entre fornecedor e comprador é crucial para ambos. Certamente, a relação será baseada numa dependência mútua e duradoura. O fornecedor pode confiar em negócios futuros, e o comprador terá garantia de fornecimento de produtos de qualidade, apoio técnico e ambiente de produto.

A comunicação entre comprador e fornecedor deve ser aberta e plena, de modo que ambas as partes entendam o problema uma da outra, e possam trabalhar juntas na solução de problemas beneficiando ambas. Assim, a seleção do fornecedor e a relação com ele estabelecida são de fundamental importância.

Um dos instrumentos mais eficazes no relacionamento do comprador e seus fornecedores é a confiança mútua. Quanto mais aberta e clara a negociação, maiores são as chances de boa compra.

A parceria de suprimentos é o compromisso entre clientes e fornecedores, independente da dimensão, com um relacionamento em longo prazo baseados em objetivos claros e mutuamente definidos, visando ao esforço em termos de capacidade e competitividade.

Você pode perceber que o que relatamos até aqui antecede a compra de produtos, serviços, materiais, etc. Portanto, se não houver preparo e organização de forma adequada não teremos um setor de compra qualificado e eficaz. Dessa forma, após estabelecermos os critérios de seleção e avaliação de fornecedores, sua empresa estará apta a utilizar o banco de dados dos parceiros nas futuras compras.