O conceito do 5S-Kaizen aplicado a gestão de condomínios

Administração e Gestão

14/02/2016

O conceito do 5S-Kaizen aplicado a gestão de condomínios(05/02/16)

Por Marcelo Sicoli *

Administro o Condomínio do Centro Clínico Sudoeste, localizado em bairro nobre de Brasília há 4 anos. O prédio conta com 92 empresas autônomas. Divido o tempo com consultoria a empresas internacionais, atividade que realizo há mais de 15 anos. Como deve sugerir meu sobrenome, a Itália exerce importante influência. Em recente viagem ao país, vi cursos de preparação de síndico sendo oferecidos em cartazes de rua. No entanto, de forma geral, os prédios têm estrutura bem simples e quantidade reduzida de funcionários. 

Por outro lado, após ter atendido empresas de diferentes países, sempre tive grande admiração pelas empresas japonesas. Sonho em conhecer o Japão.

A gestão de qualquer condomínio, sempre envolve variáveis diversas que devem ser administradas de forma simultânea, como um malabarista que mantém várias bolas no ar.  Neste sentido, junto com nosso encarregado, usamos planilhas para controle de diversos aspectos como: inventário de bens, controle de alugueis de vagas de garagem, depósitos e quiosques, manutenções periódicas e preventivas, propostas de fornecedores para assuntos pontuais, cadastro de ocupantes de salas etc.

            A obsessão por organização, classificação e limpeza é muito importante no âmbito dos condomínios. Cena muito frequente é ver depósitos, casas de máquinas de elevadores , salas de hidrômetros ou relógios da companhia energética,  abarrotados de entulhos , material de construção e equipamentos abandonados como máquinas de ar condicionado e  antenas desconectadas nos telhados.

            Neste sentido, resolvi fazer um breve treinamento com nossos funcionários sobre os conceitos de qualidade total e melhoria continua da metodologia 5S- Kaizen.  Tratam-se de métodos aplicados desde a década de 50 especialmente por grandes empresas japonesas. Eles começaram a ser utilizados após a segunda grande guerra, quando o Japão estava destruído. Hoje é um dos mais desenvolvidos e ricos países do planeta Terra.

            A metodologia encontra aplicações em indústrias diversas e pode ser perfeitamente aplicada no dia a dia dos condomínios. Por exemplo, os produtos de limpeza devem ser organizados e classificados. Banheiros devem ser usados para sua função primordial, não como depósito ou sala de descanso. Chaves devem ser organizadas e classificadas para que qualquer funcionário possa localizar a que precise em poucos segundos. Equipamentos são etiquetados com seus padrões básicos de funcionamento e peças removidas identificadas com breve descrição, histórico e data.

“5S” é o nome de um método, ou antes, uma filosofia, de administração japonesa e se refere à inicial de cinco palavras: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. SEIRI - Separar o necessário do desnecessário. Eliminar do espaço de trabalho o que seja inútil; SEITON - Colocar cada coisa em seu devido lugar e organizar o espaço de trabalho de forma eficaz. SEISO - Limpar e cuidar do ambiente de trabalho assim como melhorar o nível de limpeza. SEIKETSU - Tornar saudável o ambiente de trabalho. Ademais, prevenir o aparecimento de supérfluos e a desordem SHITSUKE - Tornar rotina e padronizar a aplicação dos S anteriores. Também, deve-se incentivar esforços de aprimoramento 

A filosofia dos 5S busca promover, por meio da consciência e responsabilidade de todos, disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho. Para um primeiro contato, ou mesmo aplicar este mesmo breve treinamento com seus colaboradores, reuni seis vídeos, que somam 63 minutos em um site:  www.centroclinicosudoestedf.com.br/5s  .   

            Não há literatura voltada para o âmbito condominial do emprego da metodologia que tem como principal referência a indústria automobilística, especialmente a montadora Toyota. Porém, a crise econômica evidente no Brasil, a partir de 2014 levou o setor automotivo a expressiva recessão. No balanço de todo ano de 2014, o setor de saúde, foi o segundo maior gerador de empregos com 99.915 novos postos, atrás do comércio  com 133.292 empregos gerados, mas à frente do setor de condomínios que criou 56.601 novas posições em todo País. Seguindo a tendência do primeiro semestre daquele ano, os setores que mais demitiram no computo final foram o automotivo, indústria têxtil e construção civil que cortaram respectivamente: 43.632, 44.223 e 152.640 postos de trabalho.  Isso, pode ser usado como dica para consultores organizacionais: há um grande mercado a ser explorado nos cada vez maiores e mais profissionalizados condomínios brasileiros que contam com milhares de funcionários que muito lucrarão com os ensinamentos da metodologia 5S.

Marcelo Sicoli – é consultor internacional (incluindo segmento hospitalar e farmacêutico- www.enterbrazil.com) e síndico de prédio comercial em Brasília.  sindicoccs@outlook.com