10 truques infalíveis para fazer seu tempo render mais

Administração e Gestão

26/02/2016

Reuniões, telefonemas, uma infinidade de e-mails a serem respondidos, tarefas que não acabam mais, sem contar os imprevistos... Parece que é coisa demais para uma pessoa só, não é?

Administrar bem o tempo Palestra de administração do tempo é fundamental para dar conta de todas as responsabilidades e ter uma rotina mais produtiva.

Alguns especialistas defendem que existem dois tipos de tempo: o do relógio e o real. O primeiro é o que todos conhecem, onde um minuto tem 60 segundos, um dia conta com 24 horas e um ano tem 365 dias. Já o segundo é relativo, visto que às vezes o tempo demora a passar ou voa, dependendo do que você tem para fazer.

Para organizar melhor o seu tempo e fazê-lo render mais, basta adotar algumas ações simples, mas eficazes. Confira algumas delas:

1. Use agenda
Não importa se ela será a convencional, de papel, ou a eletrônica. O importante é que você tenha um lugar para anotar tudo o que é preciso ser feito e não pule nenhuma tarefa - nem as mais banais, como responder e-mails ou fazer uma pausa para o cafezinho. Tudo que está no papel está fora da sua cabeça. Livre de preocupações, você será mais produtivo.

2. Tenha um planejamento diário
No dia anterior, faça um planejamento de tudo aquilo que você deve fazer no dia seguinte. Pergunte-se sempre se aquela atividade precisa realmente ser feita naquele determinado dia e se é você quem deve executá-la.
Tente programar, também, quanto tempo você gastará para fazer cada tarefa, pois isso impedirá que você agende mais compromissos do que pode cumprir.

3. Eleja as prioridades

Ao fazer a lista proposta no item anterior, você deve saber o que é, ou não, prioridade. Sempre comece o seu dia por aquilo que é mais importante. Dessa forma, você não corre o risco de deixar para trás algo que deveria ter sido feito. Se as atividades do dia forem enormes e demandarem muitas horas, tente dividi-las em pequenas tarefas, para que você consiga resolver uma parte por vez.

4. Evite distrações
Por mais que você seja organizado, se você não eliminar do seu dia as distrações constantes, não conseguirá administrar bem o seu tempo. Na era do Twitter e Facebook está cada vez mais difícil deixar de gastar tempo com o que não é essencial. Se você usa esses minutos para arejar um pouco a cabeça, não há problema. Mas compute o tempo que gasta nas atividades para ver se não está exagerando.

Também dê atenção especial ao e-mail. Muitas vezes você gasta o dia todo apenas respondendo mensagens. O ideal é determinar alguns horários para checar a caixa de entrada e avaliar se um telefonema não seria mais prático para resolver uma determinada questão de uma vez só.

5. Tenha momentos de isolamento
Se tiver que executar uma tarefa que exige muita concentração, procure se isolar para garantir que ninguém vai interrompê-lo. Assim, o seu trabalho renderá muito mais. Nesses momentos, desligue os canais de comunicação e avise os seus colegas de trabalho que você não pode ser interrompido.

6. Concentre-se no que você está fazendo
Quem nunca teve vontade de deixar o pensamento voar durante uma reunião interminável? Pode até ser gostoso na hora, mas isso vai fazer com que você perca minutos precisos depois para entender tudo o que aconteceu na sala de reunião enquanto você não pensava em nada. Lembre-se de que o retrabalho gasta um tempo desnecessário e faz com que a sua programação diária vá por água abaixo.

7. Fuja do perfeccionismo
Assim como o retrabalho, o perfeccionismo atrapalha o fluxo de produtividade. Você deve focar seus esforços para realizar a tarefa de forma satisfatória e não perfeita. Lembre-se sempre de que o perfeccionismo é um sabotador da boa administração do tempo.

8. Saiba dizer não
Imagine essa cena: você está superconcentrado em uma tarefa importante e um colega de trabalho o interrompe para pedir ajuda em uma outra função. Apenas por atendê-lo, você já perde o fio da meada e precisará de mais tempo para retomar o raciocínio. Por isso, não fique preocupado em dizer não em algumas situações. Isso é fundamental para que você consiga dar conta de todas as tarefas programadas para o dia.

9. Chegue mais cedo
Quando você estiver atolado de trabalho, pense em chegar meia hora antes no escritório. Esse tempo poderá ser útil no fim do expediente, já que você conseguirá adiantar tarefas como limpar a caixa de entrada do seu e-mail, por exemplo.

10. Aproveite o tempo perdido
Não tem como fugir da fila do banco, do supermercado ou da espera no médico. Então, aproveite esses momentos para realizar algumas tarefas importantes no seu dia a dia.

Você pode, por exemplo, ler o jornal ou planejar as tarefas que devem ser feitas no dia seguinte.

Pronto para colocar um fim na “falta de tempo”? Então siga as dicas e parta mais cedo para o happy hour!