Os tipos de notas fiscais: NF-e, NFC-e ou SAT? Qual modelo devo utilizar?

Administração e Gestão

03/01/2017

Em nossa série de artigos vamos tentar abandonar o conceito de emissão de nota fiscal em papel. Isso já está ultrapassado e a cada ano o SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de cada estado cria regras para abandonar esse tipo de emissão em definitivo. Nosso foco será a emissão de nota fiscal de forma eletrônica: o chamado cupom fiscal que hoje está totalmente integrado ao SEFAZ.

Até alguns anos atrás, o único meio de emissão de cupom fiscal por meio de ECF (Emissor de Cupom Fiscal), ou seja, uma impressora fiscal térmica com certificado digital próprio. Ele parecia uma impressora térmica comum, mas mantinha uma memória interna para armazenar os cupons fiscais criados. Ao final do dia, o comerciante era obrigado a transmitir o movimento para a Secretaria da Fazenda. Toda empresa que faturava acima de R$ 10 mil por mês era obrigada a emitir cupom fiscal dessa maneira. Esse tipo de impressora tinha validade de 5 anos de uso. O comerciante era obrigado a guardar a impressora após o término deste período.

Porém, tudo mudou nos últimos anos. Cada estado do Brasil decidiu criar regras para que todas as empresas abandonem o uso da impressora, substituindo-a por uma impressora não fiscal (sem memória). A diferença é que a cada venda as transações são enviadas automaticamente para o SEFAZ. Isso aumenta a segurança do processo e a fiscalização. Os modelos mais comuns de cupom fiscal são NF-e, NFC-e e SAT. Um desses modelos sua empresa deverá utilizar. Agora, toda empresa que fatura acima de R$5 mil reais por mês deve emitir cupom fiscal em cada venda realizada ao cliente. Em muitos estados já não se vendem mais a impressora ECF. E, na maioria deles, quando esta impressora completar 5 anos de vida ela deverá ser abandonada e substituída pela não fiscal.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A Nota Fiscal Eletrônica é a boa e velha NF-e, emitida e armazenada de maneira eletrônica, serve para oficializar as operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. É o melhor meio de emissão de nota fiscal para e-commerce e vendas entre empresas. A NF-e possibilita a importação e exportação no formato XML e, consequentemente, o envio por e-mail para os clientes. Para emitir a NF-e é necessário ter uma empresa com CNPJ ativo, um certificado digital e o cadastro como emitente de NF-e no SEFAZ do estado. É necessário utilizar um software ERP ou software retaguarda mais modernos.

NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor)

A NFC-e veio substituir a necessidade do ECF, que dependia de impressoras fiscais com memórias que chegavam a custar quase R$ 2 mil cada uma. A NFC-e é usada para venda tanto para pessoas físicas, quanto para empresas. As impressoras não fiscais utilizadas na NFC-e custam quase 3x menos e, em alguns casos, já vem embutidas no equipamento, barateando muito sua emissão. Uma dessas novidade é feita pela empresa Arenaplan, que fornece a máquina com cartão pré-pago e hoje opera em cantinas de escolas, eventos, lojas e comércio em geral.

É necessário utilizar um software ERP ou software retaguarda mais modernos para controlar sua emissão. Essa é o tipo de nota fiscal que sua empresa provavelmente utilizará. Agora, a cada venda feita as informações são transmitidas em tempo real o SEFAZ e esses dados podem ser consultados depois. O objetivo do uso da NFC-e é eliminar o uso do papel e do antigo cupom fiscal baseado em ECF, dar mais segurança e agilidade para o fisco e, também, para o comerciante.

O NFC-e é muito parecido com o NF-e, com pequenas diferenças de informações e regras, mas idêntica em muitos pontos. São também práticos pois possibilita a importação e exportação no formato XML e, consequentemente, o envio por e-mail para os clientes. Para a emissão da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é necessário ter uma empresa com CNPJ ativo, um certificado digital e o cadastro como emitente de NFC-e no SEFAZ do estado. Para usar o sistema é preciso estar conectado à internet e estar com com a inscrição estadual regularizada.

Cada estado definiu uma agenda obrigatória para começara a emitir NFC-e e abandonar seu antigo ECF. Nos próximos artigos, divulgaremos a agenda de cada estado no Brasil.

SAT NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) OU SAT/CF-e

O SAT é a escolha do SEFAZ do estado de São Paulo para substituir os antigos ECF. As informações são semelhantes a NF-e e NFC-e com poucas diferenças. É necessário adquirir, além da impressora não fiscal, um equipamento SAT que pode custar quase R$1 mil. Ou seja, o uso do SAT com a impressora não fiscal praticamente não tem vantagens financeiras sobre o ECF antigo, mas alguns equipamentos novos já possuem a impressora não fiscal embutida, barateando muito sua emissão, como máquinas POS, já detalhado acima.

Para emitir cupom fiscal SAT é necessário ter o equipamento do SAT ativo. Para a emissão do recibo SAT é necessário ter uma empresa com CNPJ ativo, um certificado digital e o cadastro como emitente de SAT no SEFAZ do estado. Para usar o sistema é preciso estar conectado a internet e estar com com a inscrição estadual regularizada.