Aprendendo a Arte de Delegar com Eficiência

Administração e Gestão

15/05/2017

INTRODUÇÃO

A centralização é o contrário de delegação. Costumo comparar os líderes centralizadores a uma esponja que não consegue mais absorver água e de tão pesada acaba sucumbindo. Por isso, é necessário compreender muito bem a arte de delegar.

Perguntamos aos anciãos ou líderes em geral. Você sabe delegar? Delegar é a mesma coisa que mandar? Por que delegar é tão importante para os anciãos e líderes.

Aprendendo a Arte de Delegar com Eficiência. Este trabalho foi preparado para você que é ancião ou líder de departamento, Pequeno Grupo, Classe Bíblica e Coordenadores etc. Você verá que o ato de delegar é uma ferramenta administrativa que ajudará a atingir seus objetivos de líder, os objetivos de seu grupo de trabalho e os de sua igreja, além de propiciar a seus liderados uma boa oportunidade de crescimento.

Vamos definir nossa linha de pensamento, não queremos entrar na área comercial ou empresarial, mais conduzi-lo no campo ministerial (religioso) para que você capacite outros na sua própria igreja sendo um multiplicador, capacitando novos líderes a aprender a arte de delegar com eficiência.

Um líder é alguém que não pode fazer tudo sozinho mas que pode fazer tudo que precisa ser feito, através das pessoas que ele lidera. Como disse o fundador da General Motors:

“Existem dois tipos de homens que são valiosos: um é o sujeito que tem capacidade para fazer alguma coisa e a faz bem-feita, sem reclamações. O outro é o sujeito que tem capacidade para conseguir com os outros façam as coisas bem-feitas, sem reclamações.”[i]

Para que isso aconteça, é fundamental que ele utilize uma técnica chamada delegação. Ela é definida como “o recurso que a hierarquia lança mão, a fim de que os supervisores possam estender sua influência, além dos seus limites de tempo, energia e conhecimento pessoais”.[ii] Segundo outra definição “delegar significa dar a um subordinado autoridade e liberdade para lidar com determinados assuntos por sua própria iniciativa, com a confiança de que pode realizar o trabalho com sucesso”.[iii]

Uma boa definição diz que delegação é a transferência de deveres, responsabilidade e autoridade para outra(s) pessoa(s).[iv]

Podemos definir a palavra “delegar”[v] pelo dicionário eletrônico Houaiss da língua portuguesa que delegar é: “realizar uma transmissão, concessão de (poderes) e etimologicamente é: atribuir a, constituir um devedor, sub-rogar em seus direitos, substituir um devedor”.

Podemos também ter como definição:

1. Delegar é o ato de transmitir para outro a autoridade e a responsabilidade necessária para a execução de uma determinada tarefa.
2. Delegar poderes é atividade de alto nível mais poderosa que há. Transferir responsabilidades para outras pessoas treinadas e capacitadas permite que você transfira suas energias para outras atividades de alto nível. E também (3) abrir mão do êxito pessoal em função do êxito do grupo; (4) obter satisfação em fazer os outros fazerem e não em executar diretamente; (5) Abrir mão de poder; (6) Assumir riscos; (7) aceitar erros; (8) ganhar tempo para coisas mais importantes.

Existem dois tipos de delegação:

1. Delegação Restrita: A delegação restrita ordena: “Faça isso, faça aquilo, vá até, volte e diga o que foi feito”.
2. Delegação Administrativa: A delegação administrativa está focalizada nos resultados e não nos métodos. Ele dá a pessoa uma oportunidade de escolher o método, e as torna responsáveis pelos resultados.

A delegação administrativa de poderes pressupõe compreensão e comprometimento mútuo com referência a cinco áreas[vi]:

1. Resultado desejados. Cria uma noção comum, clara do que precisa ser obtido, focalizando o quê, e não o como. Resultados, e não métodos.
2. Orientação. Estabeleça os parâmetros dentro dos quais a pessoa deve agir. Diga para as pessoas onde ficam os becos sem saídas e as armadilhas.
3. Recursos. Identifique os recursos humanos, financeiros, ou técnicos ou organizacionais que a pessoa pode utilizar para atingir os resultados desejados.
4. Acompanhamento. Estabeleça os padrões de desempenho que serão usados para avaliar os resultados, e o momento especifico em que os relatórios e avaliações devem ser feitos.
5. Consequência. Especifique o que vai acontecer de bom ou ruim, como resultado da avaliação.

Como líderes temos três coisas importante na delegação: (1) Deveres, (2) Responsabilidade, (3) Autoridade.

1. Deveres: são as obrigações, tarefas e incumbências que precisam ser realizadas.
2. Responsabilidade: é a obrigação de responder, de prestar contas, pelos seus atos ou pelos de outrem.
3. Autoridade: é uma “forma de superioridade constituída por uma investidura”. Autoridade também significa o “direito de fazer obedecer”, e é um poder que se exerce dentro de certos limites e que se impõe de modo imperativo a quantos incidem sob ele.[vii]

Há nas Sagradas Escrituras alguns exemplos clássicos de delegação, que servem muito para ilustrar esta técnica. Mencionamos o de Moisés, que segundo a sugestão de Jetro transferiu para homens capazes de todo o Israel, boa parte de suas tarefas. (Êxodo 18:17-27; Ne 3:1-32).[viii] Outro é dos apóstolos, que aconselharam a igreja primitiva a escolherem alguns irmãos que recebessem a incumbência de cuidar dos pobres da comunidade – os Diáconos – a fim de que eles, apóstolos, continuassem na obra para a qual haviam sido preparados por Cristo. (Atos 6:1-7). O Senhor também delega responsabilidade (Dt 1:9-18).

Quais os objetivos deste trabalho? Apresentar aos anciãos e líderes a arte de delegar com eficiência seus liderados nas suas respectivas igrejas. Mais especificamente, o objetivo é:

1. 1.      Levar os anciãos e líderes a Aprender a Delegar com Eficiência seus Liderados. O presente trabalho recorre a pesquisa de campo como entrevistas e estatísticas, com o intuito de inspirar o ancião ou líder de pequeno grupo, classe bíblica, duplas missionárias e coordenadores, etc. Mas que todo líder seja um capacitador e multiplicador.

 EM QUE PREMISSA SE BASEIA ESTE TRABALHO?

Ponto 1: Como separar os seus objetivos dos de seu departamento. Os líderes se encarregam de fazer o departamento cumprir seus objetivos; este é o significado de “obter resultados positivos”. O objetivo é supervisionar e não executar uma incumbência.

Ponto 2: Autoridade + encargos = responsabilidade. Quando você dá a alguém um encargo e a autoridade para desempenhá-lo, você espera que a pessoa atinja as metas no tempo que lhe foi destinado. Essa expectativa é que chamamos de responsabilidade.

Ponto 3: Os benefícios de delegar e como você deixa de desfrutá-los. Se não tomarmos cuidado deixamos todos os benefícios como: mais pessoas ativas, mais produtividade, mais disposição, melhor comunicação, melhor grupo de trabalho e maior em fidelidade. Veja os benefícios são grandes e não podemos negligencia-los.

Ponto 4: Como superar as barreiras criadas pelos liderados ou membros. Não são somente os anciãos que criam barreiras; as pessoas a quem eles querem delegar também as erguem. Os obstáculos são tão frequentes que têm nomes: imposição, ignorância, estagnação, medo, impaciência, pressão de grupo e jogos de poder.

Ponto 5: O guia do ancião proativo para planejar o processo de delegar. A delegação proativa significa planejar o processo, bem como o trabalho a ser delegado. Líderes que delegam eficazmente esforçam-se para planejar o processo com cuidado.

Ponto 6: Comunicando a delegação: um plano de quatro etapas. Assim que decidir como e a quem delegar a tarefa, você está pronto para entrar em ação. Agora vem a parte mais difícil: dizer à outra pessoa o que você quer (o que você espera que ela faça), por que você quer e o que ela vai ganhar com isso. Uma comunicação bem planejada e eficiente contribui para uma delegação eficaz.

Ponto 7: Mantendo o olho aberto: como se certificar de que a tarefa delegada está sendo executada. Mesmo quando você deixa o liderado executar sozinho a tarefa delegada, o sucesso do projeto depende em grande escala de seu controle. É isso o que quero dizer quando falo em monitorar.