Redação de laudos e pareceres: Textos técnicos

Contabilidade e Finanças

16/04/2013

Toda vez que você for elaborar um texto técnico, tente responder às questões a seguir:
- Está completo, possui todas as informações necessárias?

- A informação é precisa?

- Utiliza somente as palavras essenciais?

- A linguagem está apropriada?

- Você conseguiu traduzir o pensamento com exatidão e simplicidade?

- A sua estrutura tem clareza?

- Cada parágrafo contém apenas uma ideia central?

- Há uma boa concatenação de ideias?

- A linguagem está correta?

- Usa-se o tratamento adequado?

Para um redator profissional, é necessário observar algumas regras básicas para redigir um texto com eficiência, pois na concepção de Medeiros (2008), “a eficácia da mensagem só se consegue com criatividade, com a escolha adequada de um estilo capaz de envolver o receptor”.

Modalidades do texto técnico

Há modalidades de textos técnicos que podem ser utilizadas em vários setores administrativos: as correspondências oficiais, autárquicas, empresariais e comerciais.

Em sentido genérico, correspondência significa ação relativa à pessoa que corresponde a um apelo, pedido ou ato que lhe vem de outra pessoa. Enfim, correspondência é um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra.

É uma comunicação efetiva por meio de papéis, cartas, bilhetes, circulares, memorandos, ofícios, requerimentos, telegramas, fax e hoje, um dos meios mais efetivos: o e-mail.

A Correspondência Oficial ocorre muito frequentemente entre órgãos públicos e entre pessoas ou empresas e órgãos públicos.

Difere dos demais textos técnicos, pois inclui textos de caráter documental e jurídico que tramitam apenas entre pessoas, como é o caso de declaração, ata, etc.

Umas das características do estilo da correspondência oficial e empresarial é a polidez, entendida como o ajustamento da expressão às normas de educação ou cortesia. A polidez se manifesta no emprego de fórmulas de cortesia ("Tenho a honra de encaminhar" e não, simplesmente, "Encaminho..."; "Tomo a liberdade de sugerir..." em vez de, simplesmente, "Sugiro..."); no cuidado de evitar frases agressivas ou ásperas (até uma carta de cobrança pode ter seu tom amenizado, fazendo-se menção, por exemplo, a um possível esquecimento...); no emprego adequado das formas de tratamento, dispensando sempre atenção respeitosa a superiores, colegas e subalternos. No que diz respeito à utilização das formas de tratamento e endereçamento, deve-se considerar não apenas a área de atuação da autoridade (universitária, judiciária, religiosa, etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa. (SMITH, 2002)

Além dos critérios de clareza, concisão, objetividade, simplicidade e correção, a correspondência oficial possui formas relativamente rígidas e padronizadas para abertura, desenvolvimento e fecho do texto, bem como para a estrutura formal.

Tipos de Correspondência Oficial

Dentre as mais utilizadas podemos citar: abaixo-assinado, acordo, alvará, comunicação: apostila, ata, atestado, aviso, circular, contrato, currículo, declaração, decreto, exposição de motivos, memorando, ofício, ofício-circular, petição, relatório, requerimento, telegrama, memorial, procuração, protocolo e registro.

A comunicação no texto oficial

- Quem comunica: sempre é a Administração Pública;

- Assunto da comunicação: relativo às atribuições do órgão ou entidade que comunica;

- O destinatário: é o público, o conjunto de cidadãos, ou outro órgão ou entidade pública.

A redação oficial possui uma estrutura estável, tanto em seus aspectos formais quanto textuais.

Dentre essas características, podemos citar:
- Isenção de interferência da individualidade de quem a elabora;

- Comunicações formais;

- Obediência a regras formais;

- A clareza do texto, possibilitando imediata compreensão pelo leitor;

- Uso de papéis uniformes e a correta diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais;

- Texto conciso, máximo de informações, uso mínimo de palavras;

- Impessoalidade, pois se fala em nome do Serviço Público;

- Atenção no uso de pronomes de tratamento;

- Utilização correta dos fechos.

A Correspondência empresarial e comercial

Na correspondência empresarial ou comercial, deve-se observar um conjunto de normas relativas aos aspectos formais e textuais que servem como orientação para a elaboração e circulação de papéis e documentos necessários ao comércio e indústria.

Medeiros (2008) orienta que para o êxito da redação ora denominada administrativa, são recomendáveis:
O emprego de palavras cujo sentido se conhece e que são apropriadas ao momento; a ordenação do assunto antes de escrever; a organização dos pensamentos; a ampliação do vocabulário, pois o desempenho do redator depende do conhecimento de palavras suficientes para escrever sobre o que se deseja transmitir; a colocação do redator no lugar do destinatário; a reflexão sobre o assunto; a naturalidade e a revisão gramatical e das ideias antes de enviar qualquer texto ao destinatário.

O autor ainda pondera com relação à correspondência comercial ou empresarial que ela serve como instrumento para fechamento de negócios, como “agente de Relações Públicas ou como meio para a empresa alcançar seus objetivos, pois o redator é sua empresa.