Despesas administrativas

Contabilidade e Finanças

12/11/2013

As despesas administrativas são todos os custos e despesas que a empresa de transporte possui e que são fixos e indiretos ao negócio da empresa. Assim, custo fixo é todo aquele que independe da quantidade de quilômetros percorridos pelos veículos da empresa, ou da quantidade de carga transportada em volume e peso.

Os custos indiretos são todos aqueles que não cooperam para a produção de algo no negócio da empresa, ou seja, são custos que são necessários para a empresa, mas que não participam do foco do negócio.

Por exemplo, no transporte de cargas de soja que citamos anteriormente, os custos indiretos são aqueles que não interferem para que a empresa faça o transporte da soja, como por exemplo, o seguro do veículo, o IPVA, o licenciamento, etc.

São custos que a empresa necessita arcar, mas eles não interferem na realização do negócio. Agora, os custos que impactam na realização do negócio são os chamados custos diretos, que são, por exemplo, o combustível, o motorista, os pneus, etc., no qual sem esses, a transportadora não conseguirá fazer o transporte da soja de Ribeirão Preto a Santos.

Da mesma forma que os custos indiretos, alguns são fixos, e a empresa precisa arcar com esses custos a fim de poder exercer as suas atividades empresariais.

São chamados fixos, pois independente da quantidade de carga transportada, ou da quilometragem percorrida, o valor do custo é o mesmo. Por exemplo, no caso da empresa que transporta soja de Ribeirão Preto a Santos, o valor do IPVA de cada caminhão é de R$ 2.240,00, por exemplo.

Se a empresa transportar 1.000 toneladas por ano com um caminhão, ou transportar 100 toneladas por ano, o valor do IPVA não sofre alterações, ou seja, a empresa terá que pagar o valor de R$ 2.240,00.

Os principais custos fixos e indiretos, ou despesas administrativas são:

a) Impostos: IPVA, IPTU, etc.;
b) Documentação: CRLV, seguro obrigatório (DPVAT), etc.;
c) Seguro de proteção do veículo;
d) Aluguel;
e) Depreciação;
f) Remuneração de pessoal administrativo;
g) Pró-labore;
h) Energia Elétrica do setor administrativo;
i) Telefone fixo;
j) Material de escritório;
k) Material de limpeza.

A empresa que opera em frotas, bem como os seus gestores e sócios, necessitam dar atenção especial às despesas administrativas, visto que na maioria dos casos essas despesas significam um valor muito alto dos custos totais da empresa.

A intenção é que as despesas administrativas representem a menor parte dos custos totais (que é obtido pela soma dos custos fixos e indiretos com os custos diretos e variáveis).

Como as despesas administrativas não participam do processo produtivo, elas acabam sendo deixadas de lado na análise financeira, fato que acaba por aumentar o custo total, e consequentemente, diminuir os lucros e o retorno sobre o capital do sócio.

Assim sendo, o gestor de frotas necessita estar analisando esses custos a todo o momento e corrigindo os possíveis desvios de valores dos mesmos, como forma dos mesmos custos representarem a menor parcela constituinte dos custos totais.


Método de cálculo para custos variáveis

Os custos variáveis são aqueles custos que a empresa de transportes possui e que não possuem valores fixos, mais valores que oscilam em função da quantidade produzida em determinado período. Assim sendo, os custos variáveis modificam-se em função do aumento, ou da diminuição, da produção em um período, que pode ser mensal, semanal, anual, etc.

Ao se falar de transportes tem-se uma série de custos variáveis, em que os principais são:
a) Combustíveis;
b) Pneus;
c) Peças de Reposição;
d) Remuneração de Motoristas;
e) Lubrificantes;
f) Acessórios.