Razões e pré-requisitos para implantação do sistema de controle interno

Contabilidade e Finanças

19/11/2013

Há inúmeras razões para a implantação de um sistema de controle interno, pois as empresas estão cada vez mais competitivas no mercado e necessitam de maiores controles para uma melhor gestão.


Para implantar um sistema de controle interno é necessário seguir os seguintes procedimentos, segundo Peleias (2003):
- Materialização do ambiente de controle na organização, criando bases sustentadas para a adoção de boas práticas de governança corporativa;


- Otimização dos investimentos em tecnologia da informação, pela redução de custos administrativos, eliminação de redundâncias e retrabalhos e fim de entrada de dados em vários pontos dos sistemas operacionais e administrativos. Também é possível obter mais estabilidade e durabilidade dos ciclos de vida dos sistemas operacionais e de informação;


- A possibilidade de refletir a delegação de autoridade e a segregação de funções, contidas na estrutura organizacional, nos sistemas operacionais e de informação, pela configuração dos perfis de acesso.


É necessário que seja feita uma análise para saber quais são os fatores para implantação do sistema de controle interno, com o objetivo de evitar erros nesta fase, como por exemplo:
- Definir o escopo da implantação, abrangência, características;
- Tempo (prazo de implantação);
- Custos a serem alocados;
- Pessoas (definição da equipe responsável pela implantação) e os recursos a serem utilizados;
- Comunicação (comunicar com clareza a toda organização quais os objetivos da implantação);
- Avaliar os riscos (perda de agilidade);
- Avaliar as expectativas em relação ao que se espera após a implantação (melhorias obtidas);
- Conhecimento dos ciclos e processos operacionais, por parte da equipe responsável pela implantação.
Considerando as possibilidades mencionadas, é importante elaborar um planejamento para a implantação do sistema de controles internos, o qual deve contemplar.


Cada empresa possui características e necessidades específicas, portanto o sistema de controle interno deve ser adaptado conforme suas necessidades, mas alguns fatores devem ser levados em consideração:

- Organograma que estabeleça os arranjos e as inter-relações das unidades constitutivas do sistema organizacional, delineando as linhas de subordinação funcional e a devida segregação de funções;

- Manual de procedimentos com um sistema de autorizações, aprovações e de linhas de responsabilidade, e estabelecimento de práticas processuais e de rotinas;

- Estrutura contábil adequada, incluindo técnicas orçamentárias e de custos, um plano de contas e sua descrição, manual de procedimentos e gráficos descritivos de fluxo de transações;

- Qualidade dos integrantes do quadro de pessoal condizente com as práticas, natureza dos cargos e responsabilidades, e com treinamento adequado;

- Auditoria interna que se reporte, diretamente, a um membro da administração, com a incumbência de verificar, avaliar e aperfeiçoar os controles internos continuamente.

O sistema de controle interno deve variar de acordo com a natureza do negócio, estrutura e tamanho da empresa, diversidade e complexidade das operações e deve ser estruturado de forma que:


Se mostre eficaz para atender aos objetivos da direção; Não gere ineficiências ou burocracia, adaptando os recursos da estrutura ao sistema, e não ao contrário; Tenha um saldo positivo na relação custo/benefício.


Para Peleias (2003), a decisão de implantar um sistema de controle interno significa que alguns parâmetros norteadores da decisão precisam ser considerados:

O sistema de controle interno e seus mecanismos devem ser eficazes, do ponto de vista dos resultados esperados, e eficientes no que se refere à funcionalidade e rapidez de resposta, para que contribuam com os objetivos da organização;


Não deve gerar trabalho desnecessário, tampouco encarecer ou tornar excessivamente pesada e burocrática a estrutura organizacional, os processos de negócio, o ambiente de informática, as instruções escritas e os sistemas ou razões auxiliares à Contabilidade;


A relação entre os custos de desenvolver, implantar, operar e manter o sistema de controle interno e os benefícios esperados deve ser equilibrado. Significa que, em algumas circunstâncias, é possível que se conviva com o risco de determinados eventos que, pela probabilidade de ocorrência, combinada com o impacto que causariam ao patrimônio e aos resultados da empresa, não compensem o investimento.