Princípios fundamentais dos controles contábeis

Contabilidade e Finanças

19/11/2013

Os administradores da empresa são os responsáveis pelo estabelecimento do controle interno, com a verificação se está sendo seguido pelos funcionários, e também por sua modificação, adaptando quando necessário.

Os princípios fundamentais dos controles contábeis são os seguintes conforme os autores Crepaldi (2004) e Almeida (1996): Responsabilidade; Rotinas internas; Acesso aos ativos; Segregação de funções; Confronto dos ativos com os registros; Amarração do sistema; Custos do Controle x Benefícios; Limitações do controle interno.


Responsabilidade


As atribuições dos funcionários ou dos setores da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos da empresa.
As razões que se levam em consideração para definir as atribuições aos funcionários e setores são as seguintes:

- Assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados;

- Detectar erros e irregularidades;

- Apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa.

A seguir alguns exemplos de tarefas internas de controle, para as quais precisam ser definidos os responsáveis:

- Aprovação de aquisição/compras de bens e serviços;

- Execução do processo de aquisição (cotação de preços, seleção de fornecedor e formalização da compra);

- Certificação do recebimento de bens ou prestação de serviços;

- Habilitação do documento fiscal do fornecedor para pagamento;

- Programação financeira do pagamento;

- Guarda de talões de cheques em branco;

- Preenchimento dos cheques para pagamento;

- Assinatura de cheques;

- Pagamento do fornecedor;

- Aprovação de venda;

- Preparo da nota fiscal de venda, fatura e duplicata;

- Controle de cobrança de vendas a prazo;

- Programação financeira do recebimento;

- Recebimento de numerário;

- Preparo do recibo de depósito;

- Depósito do numerário em banco;

- Controle dos registros dos funcionários;

- Determinação dos valores a pagar aos funcionários;

- Pagamentos aos funcionários;

- Controle físico sobre os ativos (dinheiro em caixa, cautelas de títulos, estoques, etc.);

- Registro contábil das operações da empresa.

4.3.2 Rotinas Internas


A empresa deve definir no manual de organização todas as suas rotinas internas, que podem ser as seguintes:

- Formulários internos e externos, como, por exemplo:

• Requisição de aquisição de material ou serviços;

• Formulário de cotação de preços (para solicitar preços aos fornecedores);

• Mapa de licitação (para selecionar o fornecedor que ofereceu as melhores condições);

• Ordem de compra (para formalizar a compra junto ao fornecedor);

• Aviso de recebimento de material;

• Mapa de controle de programação financeira;

• Fichas de lançamentos contábeis;

• Boletim de fundo fixo;

• Carta de comunicação com bancos;

• Formulário de devolução de material;

• Pedido de vendas;

• Adiantamento para viagem;

• Relatório de prestação de contas de adiantamento para viagem;

- Instruções para o preenchimento e destinações dos formulários internos e externos;
- Evidências das execuções dos procedimentos internos de controles (assinaturas, carimbos, etc.);
- Procedimentos internos dos diversos setores da empresa, como por exemplo:

• Compras no país e no exterior;

• Contas a pagar;

• Programação financeira;

• Caixa;

• Controle de faturamento;

• Créditos e cobrança;

• Vendas;

• Fiscal;

• Almoxarifado;

• Controladoria.


4.3.3 Acesso aos Ativos


A empresa deve limitar o acesso dos funcionários aos seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses. O acesso aos ativos da empresa representa:

- Manuseio de numerário recebido antes do depósito em conta corrente bancária;

- Emissão de cheque sozinha (única fatura);

- Manuseio de cheques assinados;

- Manuseio de envelopes de dinheiro de salários;

Custódia de ativos (dinheiro em caixa, cautelas de títulos, estoques, imobilizado, etc.).

São exemplos de controles físicos sobre ativos:

- Local fechado para o caixa;

- Guarda de títulos em cofre;

- A fábrica deve ser totalmente cercada e na saída os funcionários ou terceiros com embrulhos devem ser revistados (poderiam estar levando indevidamente bens da empresa).

O acesso aos ativos pode ser de forma direta (fisicamente) ou de forma indireta, por meio da preparação de documentos que autorizem sua movimentação.