Orçamento em um Projeto

Contabilidade e Finanças

03/06/2015

Recursos Financeiros

Chamamos recursos financeiros o dinheiro necessário à concretização de um projeto.

Não podemos deixar de considerar, entretanto, que outros recursos – serviços prestados voluntariamente, doações, instalações próprias, etc. – devem ser quantificados. Isso nos possibilita calcular, com maior fidelidade, o custo de nosso projeto.

A gestão dos recursos financeiros significa, primordialmente, proceder ao acompanhamento e ao controle da utilização do dinheiro, de forma a garantir a execução das atividades, o alcance das metas e a concretização dos objetivos previstos em nossos projetos.

Esse acompanhamento permite detectar possíveis necessidades de correção de rumos, prestar contas do seu andamento, bem como, obter dados úteis para a formulação e apresentação de novas propostas orçamentárias.

Nesse sentido, uma boa gestão dos recursos financeiros consiste na capacidade de compatibilizar a execução das atividades com o dispêndio do dinheiro para o período estabelecido para o projeto.


Orçamento

Quanto vai custar o projeto?

A preparação do orçamento é parte integrante do processo de planejamento.

Após a elaboração do nosso plano de trabalho, ou seja, do nosso projeto, é preciso orçá-lo, prevendo os recursos necessários para o seu desenvolvimento e como serão aplicados em um dado período de tempo.

Podemos definir orçamento como a demonstração de um plano de ação expresso em valores monetários, para um período determinado.

Orçamento: é a demonstração de receitas e dispêndios planejados de dinheiro.

Após um planejamento detalhado das atividades, pode-se perguntar quanto custará o projeto, quando se darão as despesas e quando os recursos deverão estar disponíveis.

Orçamento: é um resumo ou cronograma financeiro do projeto, no qual se indica com o que e quando serão gastos os recursos, e de que fontes eles virão.

Você pode estimar os custos depois que atribuir os recursos.

Lembre-se que você já poderá conhecer as pessoas que serão atribuídas ao projeto, ou já poderá ter utilizado e atribuído nomes genéricos ou os tipos de recursos que necessita.

A estimativa de custos deve ser feita com muito cuidado e com o maior nível de detalhes possível. São esses números que determinarão se o projeto será viável ou não, do ponto de vista econômico e financeiro.

Iniciativa Privada: para a iniciativa privada, a viabilidade econômica é muito forte e é critério básico na seleção de projetos. Se não for viável econômica e financeiramente, ou se houver outro projeto mais interessante, certamente será descartado.

Atividades Sociais: para atividades sociais e sem fins lucrativos, o que mais importa é a viabilidade financeira. Se não houver o dinheiro para realizá-lo, nem será iniciado.

Empresa Pública: para uma empresa pública, existe a necessidade de que o custo do projeto esteja previsto no orçamento anual. Se não estiver, mesmo que haja sobra de recursos, o projeto não poderá ser realizado.

O ideal é buscar o preço/custo de cada item/atividade/recurso no mercado. Porém, nem sempre isso é possível ou viável. Quando isso não pode ser feito, lança-se mão de índices e estatísticas confiáveis, projetos semelhantes e analogias.

Embora a estimativa possa ser feita com grande precisão, raramente se realiza em sua plenitude. Certamente há uma variação para cima ou para baixo.

É importante que essa variação também seja estimada, de acordo com a expectativa da equipe do projeto. É claro que é melhor quando a variação é pequena. Mas, antes disso, o mais importante é o grau de confiabilidade na previsão, que deve ser bastante significativo.

Além da estimativa e orçamento dos custos, deve-se desenvolver o Plano de Gerenciamento dos Custos.

Estimar os custos de mão de obra.

Em níveis muito elevados, os custos do projeto são estimados com base nos custos de mão de obra, nos itens relacionados e não relacionados. O custo de mão de obra é calculado analisando as horas de trabalho de cada recurso e multiplicando-as pela remuneração paga por hora.

Em muitas empresas, os custos estimados com a mão de obra de funcionários internos são presumidos como zero, pois os seus custos já estão incluídos no orçamento do departamento. Isso não implica a ausência de custos. Pelo contrário, presume-se que não existam custos adicionais acima daqueles que a empresa já está pagando.

Se você utilizar recursos contratados, os seus custos deverão ser sempre calculados e orçados. Você deverá determinar o tipo de recurso externo de que precisará, qual a remuneração horária a ser paga, e então, multiplicar pelo custo total por recurso.

Se você não estiver seguro sobre os custos atuais dos recursos externos, necessitará fazer algumas suposições baseadas no tipo de recurso geral. Por exemplo, poderá haver um custo por hora, padronizado para os analistas de sistemas contratados e os programadores. Se você não estiver seguro de que seu projeto incluirá recursos externos, poderá fazer algumas suposições básicas, e documentá-las.

Estimar os custos para os itens não relacionados diretamente aos custos de mão de obra.

Nestas despesas, inclua todos os custos não relacionados diretamente com os salários dos funcionários e os custos dos contratados.

Algumas destas despesas, tais como treinamento e desenvolvimento de equipe, estão relacionadas às pessoas. Entretanto, estas despesas continuam sendo consideradas como custos não relacionados diretamente com os custos de mão de obra, porque não são relacionados com os salários dos funcionários ou com os custos dos contratados.

Cada gerente de projeto deve saber as regras de contabilidade da sua empresa para assegurar-se de que os custos com a mão de obra e os custos não relacionados sejam alocados corretamente.

Para preparar a estimativa de custos, algumas informações são necessárias.


Custo unitário de cada recurso

Facilmente, pode-se observar que existem diferentes tipos de despesas que podem ser agrupadas de forma homogênea, como por exemplo:

Material de consumo;

Custos administrativos;

Equipe permanente;

Serviços de terceiros;

Diárias e hospedagem;

Veículos;

Máquinas e equipamentos;

Obras e instalações.

No orçamento, as despesas devem ser descritas de forma agrupada, no entanto, as organizações financiadoras exigem que se faça uma descrição detalhada de todos os custos, que é chamada memória de cálculo.


Memória de cálculo

Na memória de cálculo, devem ser descritos todos os itens de despesa, individualmente, conforme exemplo:

- Material de consumo - são materiais como: papel, lápis, embalagens para mudas, pequenas ferramentas, combustível, etc. Dê a especificação do material (papel, lápis, etc.), unidade de medida (metros, kg, etc.), marca (quando couber), quantidade, custo unitário e custo total.

- Custos administrativos - são despesas correntes, necessárias ao funcionamento das entidades, tais como aluguel, contas de luz, telefone, material de escritório, etc. Normalmente, se faz uma proporção do uso destas coisas para cada projeto.

- Equipe Permanente - é a equipe de técnicos e outras pessoas que estarão envolvidas durante e com a implementação do projeto. Indique os técnicos e outros profissionais que serão contratados para a execução do projeto, dando nome (se conhecido previamente), horas que trabalharão, quantidade e custo de cada um.

- Serviços de terceiros - são os serviços temporários prestados ao projeto, por pessoas físicas ou jurídicas. Especifique o serviço (serviços de medição de áreas, serviços de engenharia florestal, etc.) unidade de medida (horas, dias, meses) quantidade, custos.

- Diárias e hospedagem - são despesas correntes de viagem e estadias de pessoas da equipe em função de atividades previstas no projeto (vistoria em campo, cursos, seminários) ou de consultores de outras instituições, solicitados para tarefas específicas. Especifique a atividade (curso, seminário, reunião, etc.) para a qual serão necessárias as diárias ou hospedagens.

- Veículos, máquinas e equipamentos - dimensione a aquisição de veículos, máquinas, equipamentos e especifique o tipo de veículo (utilitário pick up, automóvel, etc.) ou do bem a ser adquirido (fax, TV, vídeo, etc.), quantidade, marca/modelo e o custo.

- Obras e instalações - relacione o tipo (casa, galpão, depósito, etc.) de obras e instalações necessárias à implantação do projeto. Indique a unidade de medida (m2), quantidade e custo. Anexe projeto ou croqui detalhado da obra: tipo de construção, prazo de execução, áreas e dependências a serem construídas ou ampliadas, cronograma financeiro da obra, documentação comprobatória de propriedade ou cessão de posse do terreno.


Roteiro básico para elaboração de um orçamento

Etapa preliminar – elaborar o cronograma de atividades. O cronograma de atividades é o detalhamento do plano de trabalho.

É a definição do conjunto de ações que devem ser realizadas de forma lógica e racional, para a concretização dos objetivos que queremos alcançar.

1º passo – De acordo com o plano de trabalho elaborado, estabelecer os itens e subitens de despesas a serem utilizados.

2º passo – Elaborar a memória de cálculo. Levantar, mês a mês, tipo, quantidade e custos dos recursos a serem utilizados. Detalhar cada atividade do período, para completar corretamente a estimativa de todos os recursos.

3º passo – Consolidar as memórias de cálculo, obtendo a previsão orçamentária mensal.

4º passo – Montar o cronograma físico-financeiro (ou de desembolso), transportando os totais do orçamento detalhado mês a mês.

Obs.: O cronograma financeiro deve ser elaborado de acordo com o modelo utilizado pelo agente financiador.

5º passo – Apresentar o projeto, juntamente com seu cronograma financeiro, para apreciação da fonte financiadora. É comum a necessidade de efetuar adequações nas despesas previstas.

Nesse caso, o cronograma financeiro deverá ser reelaborado, a partir da negociação efetuada com a fonte financiadora.

Vejamos outros conceitos importantes:

Orçamento Global: é a relação dos custos totais, item a item.

Cronograma de desembolsos: é a programação das despesas ao longo do ciclo de vida do projeto. Nos contratos, o cronograma de desembolsos estipula o número e o valor das parcelas a serem pagas pelo cliente.

Este cronograma é uma maneira de apresentar o desembolso de recursos durante o desenvolvimento do projeto.

Definidos o cronograma de atividades e os recursos que serão necessários à sua execução, é preciso proceder ao seu detalhamento no tempo, ou seja, é preciso prever a evolução dos gastos, em relação à execução das atividades programadas para o período estabelecido.

Elaboramos, a partir desses dados, o cronograma físico-financeiro.

O acompanhamento do cronograma físico-financeiro permite compará-lo com o que foi realizado e medir os resultados dos trabalhos (cumprimento das atividades), relativamente aos recursos aplicados. Esse acompanhamento, além de possibilitar a obtenção de informações objetivas sobre o andamento do projeto, orienta as tomadas de decisão e aponta eventuais necessidades de agir corretivamente. O cronograma físico-financeiro constitui-se em instrumento fundamental na gestão dos recursos financeiros.

Antes de concluir a proposta de projeto, se faz necessário avaliar seus riscos inerentes.

É importante que você contemple seu projeto com uma análise de risco.

Quanto mais baixo for esse risco, mais fácil será sua aprovação.