Sistema de contas a receber de uma empresa

Contabilidade e Finanças

16/09/2015

O sistema de contas a pagar e receber de sua empresa deve ser alimentado automaticamente no momento da entrada, do material/produto/matéria-prima no estoque, pela nota fiscal de compra, enquanto que contas a receber, através da emissão da nota fiscal de venda.

Contas a Receber

O que fazer quando um cliente atrasa o pagamento?

São poucas as empresas que possuem regras claras de como proceder no que se refere à gestão de contas a receber.

Nas pequenas empresas, em geral, este tipo de decisão acaba ficando nas mãos do dono, correndo o risco de ficar sujeita ao seu humor naquele dia. Não estamos defendendo aqui a falta de flexibilidade, mas sim o estabelecimento de diretrizes básicas que devem guiar a gestão de caixa da empresa e, consequentemente, seu relacionamento com clientes e fornecedores.

Na maioria dos casos, contudo, a decisão foi fruto do relacionamento do cliente com a área comercial, o que não é recomendável, pois evidencia a falta de uma postura sólida por parte da empresa, que acaba ficando em uma situação frágil.

É importante salientar que, embora toda empresa tenha uma política de cobrança (independentemente de ser boa ou não), não podemos esquecer que cobrar significa desenvolver esforços com vistas ao recebimento de determinado crédito, resultante de venda a prazo, serviço prestado ou empréstimo concedido por instituição financeira.

A política de cobrança de uma empresa pode ser definida como o conjunto de procedimentos adotados para o recebimento dos créditos provenientes das duplicatas a receber, por ocasião dos seus respectivos vencimentos. Toda empresa precisa ter uma política de cobrança.

Assim, o setor de cobrança de sua empresa tem que ser bastante eficaz na administração das contas a receber, que, por sua vez, bem gerenciado terá uma influência positiva, decisiva e direta no fluxo de caixa. Se não for bem administrado, o resultado será o inverso.

Muitas vezes se valoriza mais o faturamento do que o recebimento. Não adianta sua empresa ter um faturamento maravilhoso, mas extremamente ineficiente no recebimento.

Recebimento é o que efetivamente entra no caixa da sua empresa. É mais significativo para você empresário ou gestor vender um pouco menos, mas ter um acerto nos recebimentos próximos dos 100% das vendas, do que vender muito e receber pouco. Não se esqueça que a cobrança é parte integrante da venda. Uma venda só se completa com o recebimento do crédito.

Agora vamos refletir um pouco: Como você procede para cobrar os clientes cujas contas passaram do prazo de vencimento?

A inadimplência em alguns setores de atividade econômica está muito grande, atingindo percentuais insustentáveis. Levando as empresas a buscarem recursos em bancos e instituições financeiras para cobrir a insuficiência de dinheiro da empresa.

A cobrança, muitas vezes, fica frustrada, face à ausência de uma política de cobrança preventiva e permanente. Um aprofundamento maior sobre este assunto poderá ser feito através de livros especializados em crédito, cobrança e internet.