Gestão e administração do caixa

Contabilidade e Finanças

16/09/2015

E então, como você vem agindo em sua empresa?

Tem registrado diariamente as entradas e saídas?

Tem conseguido prever se haverá sobra ou falta de caixa?

Suas respostas podem fatalmente levar você, empresário/gestor, a perceber que a adequada gestão dos recursos financeiros de sua empresa tenderá a reduzir a necessidade de capital de giro, reduzindo principalmente as despesas financeiras, resultando assim, em maiores lucros.

Vamos pensar um pouco fazendo uma reflexão e um estudo em sua empresa.

Quanto você pagou de juros e despesas bancárias nos últimos 6 meses de atividades? Às vezes o resultado é assustador. Agora compare o resultado com o faturamento da empresa no período.

Você chegou a qual percentual do faturamento? Deste total, quanto foi destinado a pagamento de juros/despesas bancárias oriundas do gerenciamento inadequado do caixa de sua empresa?

Como se pode ver, a lucratividade média das empresas atualmente é bastante reduzida ou baixa, portanto, um bom gerenciamento do seu caixa o levará a ter melhores resultados na lucratividade do seu negócio. Neste sentido, o fluxo de caixa constitui-se como um instrumento de controle de gestão financeira.

Observa-se que é de vital importância para a empresa que sua administração busque o equilíbrio dos saldos de seus recursos em caixa, respeitando os compromissos assumidos, bem como promover a maximização de seus lucros.

A dificuldade que envolve tal atividade decorre, principalmente, pela dinâmica e pelos descompassos existentes entre os valores referentes aos pagamentos e recebimentos.

Portanto, conhecer antecipadamente qual deverá ser o montante de recursos que irá faltar ou sobrar amanhã é fundamental. Isto ocorre a partir da projeção (Tem a função de prognosticar, prever, uma eventual sobra ou falta de recursos em caixa, orientando assim, a tomada de medidas saneadoras.) do fluxo de caixa.

Assim, gerenciar o fluxo de caixa constitui-se em uma das preocupações da empresa.

Está intimamente ligado à Gestão do Caixa, o Capital de Giro e os Controles: do caixa, de banco, de contas a pagar e a receber. Veja-os a seguir:

Capital de giro: O capital de giro tem por finalidade suprir a empresa de recursos financeiros necessários para a realização das suas operações, ou seja, comprar, fabricar e vender mercadorias/produtos/serviços. Em uma empresa, é formado pelos valores em Caixa, em Estoques e em Contas a Receber. É fornecido pelos Sócios, por meio do Capital Próprio e Lucros Acumulados e, complementarmente, por Capital de Terceiros, como Bancos e Fornecedores.

Daí destacar a importância da gestão diária do capital de giro de uma empresa, no sentido de assegurar que a empresa possua recursos suficientes para a continuidade de suas operações, evitando assim, interrupções mais onerosas. Isso envolve uma série de atividades relacionadas aos recebimentos e desembolsos da empresa, ou seja, a gestão do fluxo de caixa.

Dessa forma entende-se que a obtenção de resultados mais favoráveis para a empresa depende da adequada administração do fluxo de caixa.

A seguir, veja algumas dicas.

Dicas:

• Fazer a projeção do fluxo de caixa para períodos futuros é muito mais difícil do que acumular rotineiramente os dados históricos, pois quando se trabalha com vistas no futuro é inevitável à sensação de incerteza. Porém, quando se projeta o fluxo de caixa futuro, procura-se amenizar o grau de incerteza, de forma a antecipar as necessidades. Portanto, a empresa passa a assumir uma postura pró-ativa aos acontecimentos financeiros futuros.

• Problemas relacionados à falta de planejamento e controles internos, reforçados ainda pelo despreparo do empreendedor em administrar seu negócio são os motivos que mais contribuem para a mortalidade precoce das pequenas empresas.

Na administração do caixa, deve ser considerada a mensuração do capital de giro, projeção de créditos a realizar, das contas a pagar, avaliação de eventuais dificuldades de recursos e do movimento econômico, com a necessária cautela na análise de créditos da clientela.

A eficiência da administração do caixa exige sistemático acompanhamento e análise dos aspectos operacionais, tais como: receitas, custos, capital de giro (discussão de alternativas de financiamento de capital de giro), determinação do ponto de equilíbrio em face do movimento econômico e o fluxo financeiro, sempre com vistas à eficiência da estabilidade e resultados positivos da empresa.

Dentro deste contexto, destacamos a importância das empresas, através de seus gestores, de implantarem e possuírem controles financeiros básicos (Além de serem essenciais para o controle da administração, servem como base para instrumentos de planejamento).

A inexistência de controles nas organizações acarreta a falta de informações para o processo decisório, visto que ele encontra-se única e exclusivamente nas mãos do empreendedor, que por sua vez, não possuindo informações confiáveis, acaba por tomar decisões, muitas vezes, sem informação alguma ou simplesmente de maneira intuitiva.

Nesta fase, o gerenciamento do empreendimento ocorre de crise em crise.

Controles: Confira a seguir alguns controles que devem ser implementados dentro das empresas.

Controle de Caixa: O controle de caixa é de vital importância para qualquer empresa, pois através dos registros feitos, pode-se conhecer a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela empresa diariamente, ou seja, sua própria história.

A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa deve ser conferido diariamente e as diferenças, porventura existentes, têm que ser apuradas no mesmo dia.

Além disso, o controle de caixa fornece informações para:

• Controlar os valores depositados em bancos;

• Fazer pagamentos em dinheiro, quando há recursos disponíveis para tal;


• Controlar e analisar as despesas pagas;

• Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

Controle de bancos: Sua finalidade é registrar as entradas e saídas de valores na conta bancária da empresa, permitindo o controle atualizado do seu saldo.

É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta (tarifas bancárias, juros sobre saldo devedor, contas de energia, etc.).

Controle de Contas a Receber

Possibilita o conhecimento dos seguintes pontos:

Montante dos valores a receber;

Contas vencidas e a vencer;

Clientes que não pagam em dia;

Como programar suas cobranças.


Controle de Contas a Pagar

O relatório de contas a pagar evidencia as obrigações a pagar que a empresa possui em virtude das aquisições efetuadas a prazo. Deve ser manipulado diariamente para que se aloque o recurso necessário à sua liquidação.

Possibilita que o empresário fique permanentemente informado sobre:

Vencimento dos compromissos;

Como estabelecer prioridades do pagamento;

Montante dos valores a pagar.

Os controles de contas a receber e de contas a pagar são dois relatórios que proporcionam informações essenciais referentes aos compromissos assumidos e créditos da empresa, provenientes de compras e vendas a prazo. Estes relatórios devem ser feitos diariamente, verificando se os saldos a receber estão ocorrendo dentro dos vencimentos. Para isso, as contas a receber são registradas por ordem de vencimento.

Controle Diário de Vendas: Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e totais acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.