Estrutura das atas

Cotidiano e Bem-estar

05/05/2015

Define-se ata como um registro em que se relata o que se passou numa reunião, assembleia ou convenção. Daí as várias espécies: ata de assembleia, geral, extraordinária, de assembleia geral ordinária, ata de condomínio. É, portanto, um relatório pormenorizado de tudo o que se passou em uma reunião.

Uma de suas particularidades é que a ata deve ser assinada em alguns casos pelos participantes da reunião (conforme estatuto da empresa), e pelo presidente ou secretário, sempre. Para sua lavratura, devem ser observadas as seguintes normas:

• 1- Lavrar a ata em livro próprio ou em folhas soltas. Deve ser lavrada de tal modo que impossibilite a introdução de modificações.

• 2- Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrências verificadas.

• 3- O texto será digitado, datilografado ou manuscrito, mas sem rasuras.

• 4- O texto será compacto, sem parágrafos ou com parágrafos numerados, mas não se fará uso de alíneas.

• 5- Na ata do dia, são consignadas as retificações feitas à anterior.

• 6- Nos casos de erros constatados no momento de redigi-la, emprega-se a partícula corretiva “digo”.

• 7- Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre-se à expressão: “em tempo”, que é colocada após todo o escrito, seguindo-se então o texto emendado: Em tempo: na linha onde se lê “bala”, leia-se “bola”.

• 8- Quando ocorrem emendas à ata ou alguma contestação oportuna, a ata só será assinada após aprovadas às correções.

• 9- Os números são grafados por extenso.

• 10- Há um tipo de ata que se refere a atos rotineiros e cuja redação tem procedimento padronizado. Nesse caso, há um formulário a ser preenchido.

• 11- A ata é redigida por um secretário efetivo. No caso de sua ausência, nomeia-se outro secretário (ad hoc) designado para essa ocasião. A expressão ad hoc significa para isso, para esse caso, de propósito, designado para executar determinada função.

São elementos constitutivos básicos de uma ata:

. Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso).

. Local da reunião.

. Relação e identificação das pessoas presentes.

. Declaração do presidente e secretário.

. Ordem do dia.

. Fecho.


Modelo de abertura de ata

Após cabeçalho: Ata da Assembleia Geral Ordinária (ou Extraordinária) de ..../..../....., coloca-se:

Aos . . . . dias do mês de . . . . . . . . de 19 . . ., às . . . horas, na sede social da . . . , na Rua . . . . . . . . . . , nº . . ., São Paulo, SP, reuniram-se . . . . . . . .


Modelos de fechos de ata

. . . Nada mais havendo a tratar, o Sr. Presidente encerrou a sessão e convocou outra sessão para o dia . . . . . ., às . . . . . . horas e . . . . minutos, quando serão discutidos os recursos em pauta. E, para constar, lavrei a presente ata que subscrevo e vai assinada pelo Senhor Presidente depois de lida.

São Paulo, . . . . de . . . . . . . . . de 19 . . .

a) Fulano de Tal,

Presidente

b) Fulano de Tal,

Secretário.


. . . Nada mais havendo a tratar, o Sr. Fulano de Tal agradece a presença do Sr. Beltrano, do Sr. XY, das demais autoridades presentes e declara encerrada a reunião, da qual eu . . . . . . . . , Secretário em exercício, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Sr. Presidente e por mim.

São Paulo, . . . . de . . . . . . . . . de 19 . . .

c) Fulano de Tal,

Presidente

d) Fulano de Tal,

Secretário.


. . . A sessão encerrou-se às . . . horas. Eu . . . . . . . . . . . . , Secretário em exercício, lavrei, transcrevi e assino a presente ata.

São Paulo, . . . . de . . . . . . . . . de 19 . . .

e) Fulano de Tal,

Presidente

f) Fulano de Tal,

Secretário.