Implementando um escritório de projetos

Informática

15/05/2015

IMPLEMENTANDO UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS



RESUMO
A decisão sobre a implementação de um escritório de processos é parte fundamental na estratégia de negócio com relação ao desenvolvimento de projetos para produtos e serviços devidamente estruturados e adequados as necessidades da organização, esta medida visa um maior controle de qualidade, metas, desempenhos, e todas as atividades importantes e necessárias para a execução e entrega de um projeto, um escritório de projetos pode garantir a perfeita harmonia entre as operações no negócio com as melhorias e atualizações disponíveis no mercado para o melhor desempenho da organização e consequentemente a obtenção de maiores lucros relacionados a entrega de seus produtos e serviços.


INTRODUÇÃO

O Gartner Group (2000, p.21)2 concluiu: “empresas que estabelecem padrões de gerenciamento de projetos, incluindo um escritório de projetos com uma governança adequada, obterão metade dos custos de projeto referentes a atrasos e cancelamentos, em relação àquelas que assim não o fazem (probabilidade 70%).” Seguindo esta linha de raciocínio vemos a importância da implementação estratégica de um processo padronizado e estruturado para a condução de projetos estratégicos e projetos futuros dentro de uma organização, visando uma sistemática e a qualidade dos projetos entregues, porém mesmo com tanta informação disseminada e de fácil obtenção para consulta, ainda são poucas organizações que acreditam e utilizam-se dos benefícios obtidos com a implementação de um escritório de projetos, em contrapartida vem crescendo bastante o número de organizações preocupadas com a padronização de suas atividades operacionais e de seus produtos disponibilizados no mercado, sendo assim as organizações de qualquer porte estão se atentando cada vez mais na importância e nos valores principalmente de retorno de seus projetos em execução.


Algumas organizações ainda encontram diversas dificuldades na implementação de um escritório de projetos devido a falta de profissionais devidamente qualificados para este processo como um todo, e também devido a dificuldades com relação aos recursos financeiros necessários para sua implementação, tendo em vista que diversas organizações precisam iniciar as atividades de um escritório de projetos desde a contratação da equipe, aquisição de equipamentos, licenças para operação de software, aquisição de literatura aplicável, entre outros recursos necessários, e muitas vezes os responsáveis pela gestão e andamento dos projetos será um colaborador com atividades já existente da organização, e terá que gerenciar e dividir suas atribuições também com o escritório de projetos, gerando uma grande dificuldade levando em consideração que além dos prazos e metas encontrados nos projetos, também existem as preocupações rotineiras nas atividades produtivas diárias também já padronizadas e muitas vezes descritas em sua descrição de cargos e ou responsabilidades contratuais.


Esta primeira dificuldade encontrada na implementação de um escritório de projetos dentro de uma organização demonstra o principal obstáculo encontrado para a adequação e atualização tecnológica e de qualidade dentro de organizações de pequeno e médio porte, tendo em vista que as grandes organizações já usufruem de seus ganhos.

1. 2. DIFICULDADES NA IMPLEMENTAÇÃO DE UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS.

Muitas organizações em seu estágio inicial de implementação de um escritório de projetos, devido a falta de recursos acabam implementando processos padronizados já conhecidos mundialmente por grandes organizações, a fim de começar um projeto organizacional de maior impacto na cultura da empresa, porém inicialmente também utilizado como um destaque comercial e competitivo, estas organizações utilizam padrões tais como ISO9000, que é um processo de padronização para garantia de entrega de qualidade, 6 SIGMA, que é muito utilizado para a resolução de problemas e também para a melhoria em processos já implementados, desta forma as organizações podem investir seus recursos em uma sistemática para seus projetos futuros e também destacar-se comercialmente garantindo a qualidade de seus produtos e serviços, aumentando a aceitação por parte de seus clientes, e eliminando barreiras administrativas na adoção e execução de um departamento ou escritório de projetos dentro da organização, este processo acaba se tornando a porta de entrada de projetos organizados e estruturados dentro da organização.


Porém existem alguns fatores importantes pós-implementação de um escritório de projetos que acaba se tornando primordial no andamento, manutenção e até mesmo a continuidade das atividades já implementadas para todos os projetos em andamento e projetos futuros, e estes fatores estão diretamente ligados a forma de gestão de todas as atividades relacionadas aos projetos, estes fatores estão ligados a forma em que o gestor do escritório de projetos conduz as atividades, cronogramas, disponibilização e utilização de recursos.


Muitos gestores de projetos acabam efetuando uma gestão de forma a dificultar o andamento das atividades geridas devido a problemas de comunicação e principalmente dificuldades no auxílio das atividades já propostas em projetos em andamento, alguns gestores simplesmente efetuam “fiscalização” dos projetos, não se atentando que para que as atividades sejam bem executadas e melhor aproveitadas, elas precisam ser devidamente instruídas e acompanhadas de perto, isso inclui treinar, tirar dúvidas, acompanhar e não simplesmente fiscalizar as atividades, ninguém gosta de ser fiscalizado, o ser humano por natureza não gosta de ser fiscalizado, este processo só atrapalha o bom andamento dos projetos, ao contrário disso com o acompanhamento, direcionamento, sugestões, e divulgação dos resultados alcançados, fazem com que os executores aprendam cada vez mais com suas atividades e traduzam o conhecimento adquirido em projetos de sucesso.

1. 3. DESCRIÇÃO DE UM CASO REAL

Atualmente estou participando e coordenando um projeto de padronização de nossas atividades produtivas para todas as nossas filiais, somos uma empresa de distribuição de motores a diesel no estado de São Paulo, sendo a mais antiga do país a distribuir produtos de nossa representada, nossas instalações iniciais estavam localizadas na região do Brás e ao longo dos anos mudamos nossas instalações para a região de Taboão da Serra, estrategicamente devido a proximidade da rodovia Régis Bittencourt, principal acesso para distribuição de nossos produtos e serviços, com sede própria em um terreno de 8.500 m2 e uma área edificada de 3.000 m2, em nossa ampla área construída possuímos laboratório de bombas, testes de dinamômetro para o funcionamento de motores, sala de treinamento teórico e prático, departamento de engenharia de aplicação, e toda infraestrutura necessária para o atendimento de nosso clientes em toda nossa área de atuação.


Nosso projeto visa padronizar as atividades entre nossa Matriz e filiais, começando por nossa unidade localizada em Ribeirão Preto, como nossa Matriz possui certificação de qualidade ISO 9001:2008, o projeto de padronização pretende levar este padrão para nossa filial, após abertura do projeto com um termo de abertura devidamente aprovado pela diretoria / sponsor, foi gerado um descritivo de todas as etapas planejadas para a implementação das atividades e um cronograma com todas as atividades, previsão de tempo, previsão de valores, equipe responsável.


Este projeto está dividido em três etapas principais, a primeira envolve o treinamento de todos os envolvidos sendo que treinei um dos membros de minha equipe para me auxiliar nas atividades, efetuar uma integração com todos os colaboradores de nossa filial para que todos conheçam a cultura e importância desta padronização de qualidade, efetuar um treinamento com todos os gestores / equipe multiplicadora localizada em nossa filial.


A segunda etapa do projeto visa implementar procedimentos, instruções de trabalho e registros de qualidade assim como a medição e monitoramento das atividades, auxiliar os gestores / equipe multiplicadora no entendimento e implementação para a padronização das atividades.


A terceira etapa visa o acompanhamento e medição para acompanhar a eficiência do projeto junto a nossa filial, através de um processo padronizado e documentado de auditorias internas extremamente importantes para a manutenção do projeto e comprovação de sua eficácia.



1. 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Eu vejo que a implementação de um escritório de projetos dentro de uma organização de grande porte com grandes investimentos acaba se tornando um processo menos cansativo devido a visão da importância de suas atividades, porém também vejo que as dificuldades culturais são maiores exatamente pelo grande número de colaboradores envolvidos e pela grande diversidade cultural encontrada, porém no caso de pequenas e médias organizações acontece exatamente o contrário, neste caso sua implementação acaba se tornando uma tarefa de difícil execução, porém sua aceitação por parte dos colaboradores acaba se tornando maior.